浅谈观音阁水库输水工程档案立体式管理模式(2)

观音阁水库输水工程档案管理人员在工程开工前经常深入一线施工现场，对工地原始地貌及施工过程中的隐蔽工程、关键部位等，即工程建设的前、中和后期等各环节进行记录拍摄，以真实地记录工程建设发展的各个历程，使各阶段产生的工程档案具有齐全完整性、内容准确性及相关文件系统成套性。

四、档案标准化、规范化是档案立体式管理的目的

标准化、规范化是指档案收集、整理、利用、保管等应依据档案部门制定的细则、办法等执行，随着信息化技术的发展和要求，同时对档案工作提出了更高的要求，而档案工作标准化的基础是高效利用计算机。目前，观音阁水库输水工程档案载体形式仍然是以纸质文件为主，而且几乎不会被电子文件完全替代。因为工程建设过程中，各参建方的工作往来大部分是用文件形式进行的，会形成大量的原始资料，而这部分原始资料的法律凭证作用是电子文件无法替代的，所以各参建方档案的收集、整理等工作必须用统一的办法、细则来规范，所有原始资料的数据须是准确的、有效的，观音阁水库输水工程从建设初始就进行“双轨制”归档，即实现纸质档案归档与电子档案的同时归档，电子档案的归档范围参照纸质档案归档范围进行[3]，结合工程实际，要求长期、永久保存的项目文件，均实行“双轨制”归档，部分施工文件如施工日志、监理日志及灌浆记录只归档纸质档案，但竣工图均进行数字化。

观音阁水库输水工程通过数字化扫描、影像处理等方式将各类档案信息著录到飞扬档案管理软件，形成电子文件。

电子文件的优点是利用计算机进行检索，具有信息容量大，检索速度快、途径多、灵活、检出率高、检索效果存储传递便捷，利于实现资源共享、服务方式灵活多样等优点，电子文件和纸质文件相互结合的归档方式，既保证了纸质档案的记录可靠性，又发挥了电子文件高效的检索性、查询性、传输性的优点，以实现工程档案向标准化、规范化方向发展的趋势[4]。

五、落实档案工作经费及设备设施是档案立体式管理的保障

项目法人应落实档案工作所需经费，建立符合工程项目档案安全保管条件的专用档案库房，保障档案工作的正常开展。观音阁水库输水工程将档案业务工作所需经费列入工程总概算或年度预算中的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。办公与库房的设施及装具均能满足工作需要，并确保档案设施、设备正常运行，加强管理与维护，定期检查，发现异常及时进行修理，及时向安全部门报告。

观音阁水库输水工程档案实行多套留存及备份制，及档案安全异地保管，因为观音阁水库输水工程是国家重点建设项目之一，档案资料一旦发生丢失情况会对国家、地方、行业及本公司的社会历史记忆的完整性造成严重损害，所以将原件或最珍贵的档案置于相对安全的场所，实行封闭式管理。档案异地安全保管的作用体现在以下三个方面：一是有助于延长珍贵档案的寿命，发挥更长久的作用。二是可以达到“此失彼存”的管理实效。三是有助于提高档案管理人员的安全防护意识，培养其社会责任感[4]。

观音阁水库输水工程档案管理经过不断完善，已逐渐标准及规范，这离不开本公司相关部门工作人员及各参建单位的努力与配合，规范地开展档案工作立体式管理，将工程建设过程中产生的各类档案的收集、整理、利用与工程建设实际特点有机结合，强调了规范化的档案管理工作在工程建设管理中的重要性，发挥了档案信息资源产生社会效益的多方位性及多层次性。因此，为了更好地实现工程档案管理工作的价值属性，档案立体式管理模式势在必行。

[1]王利华.浅谈如何加强新形势下的档案管理工作[J].办公室业务，2017（13）：92

[2]曾旭升.基建档案在项目建设、管理、试运行中的作用[J].管理观察，2011（10）：68

[3]李玉芹.石佛寺水库工程项目档案立体化管理模式初探[J].东北水利水电，2007（11）：54-56

[4]王恒.重点建设项目档案管理之我见[J].城建档案，2013（9）：42-43

文章来源：《水资源与水工程学报》 网址: http://www.szyysgcxb.cn/qikandaodu/2021/0415/648.html